Tagesplan erstellen – für einen sinnvoll strukturierten Tag
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Zeit ist wohl das am gerechtesten verteilte Gut auf der Erde. Jeder von uns hat 24 Stunden pro Tag davon zur Verfügung. Wie kommt es dann aber, dass einige in dieser Zeit mehr schaffen und andere weniger? Das Zauberwort dafür lautet gute Organisation.
Gelingen kann das am einfachsten, wenn man seine Aktivitäten entsprechend gut plant. Ein Tagesplan hierfür das beste Mittel. Wie du einen Tagesplan ganz einfach erstellen kannst, um damit mehr Struktur in deinen Tagesablauf zu bekommen, zeigen wir dir.
Warum einen Tagesplan erstellen?
Vielleicht stellst du dir die Frage, ob ein Tagesplan wirklich notwendig ist. Schließlich bist du bisher ja auch ohne zurechtgekommen. Um diese Frage zu beantworten, solltest du dich einmal selbst hinterfragen:
- Schaffst du wirklich regelmäßig die Dinge, die du dir vornimmst?
- Hast du eine Struktur in deinem Tag und weißt, wann welche Dinge wichtig sind?
- Leidest du eher an Stress, weil du nicht weißt, wie du deine Aufgaben koordinieren sollst?
Spätestens, wenn du die letzte Frage mit Ja beantworten musst, solltest du etwas unternehmen. Denn Stress kann langfristig auch negative Auswirkungen auf deine Gesundheit haben.
Dass ein Tagesplan funktioniert, beweisen unzählige bekannte Beispiele. Jeder Profisportler wäre nicht auf dem Niveau, auf dem er sich befindet, wenn er nicht einen durchgetakteten Trainings- und Ernährungsplan hätte. Auch nahezu jeder erfolgreiche Unternehmer ist nur erfolgreich, weil er seine Aktivitäten priorisiert und koordiniert.
Die Vorteile eines Tagesplans liegen also auf der Hand:
- Effiziente und produktive Nutzung der vorhandenen Zeit
- Steigerung der Motivation
- Bessere Erreichung von Zielen
- Kontrollmöglichkeit am Ende des Tages, ob alle Aufgaben geschafft wurden
- Fokussierung auf die wirklich wichtigen Dinge
- Verringerung von Stress.
Wie du einen Tagesplan erstellen kannst
Zuallererst: Den „einen“ Tagesplan gibt es nicht. So individuell, wie die Leben einzelner Menschen und deren zu erledigenden Aufgaben sind, so unterschiedlich müssen auch die Tagespläne gestaltet werden.
Dabei ist es im Grunde unerheblich, ob du deinen Tagesplan digital oder klassisch auf Papier erstellt. Wichtig ist nur, dass du eine Variante wählst, mit der du deinen Plan schriftlich festhalten kannst. Denn nur schriftliche Pläne bieten Sicherheit.
Selbst Gedächtniskünstler können sich nicht immer alles merken. Deshalb wird ein Tagesplan, der nur in deinem Kopf existiert, nur einen geringen bis gar keinen Nutzen für dich haben. Ein weiterer Vorteil des verschriftlichten Plans: Dein Kopf ist frei für andere Dinge.
Schritt 1: Ziele definieren
Um einen Plan zu erstellen, musst du als Erstes wissen, was du überhaupt erreichen möchtest. Nur so weißt du, welche einzelnen Schritte und Aufgaben du überhaupt zu erledigen hast. Ziele können auf der einen Seite im beruflichen Leben von deinem Vorgesetzten vorgegeben sein, aber auch vor allem im privaten Bereich von dir selbst gewählt werden. Dazu gehören Dinge wie zum Beispiel:
Schritt 2: Aufgaben priorisieren
Um einen guten Tagesplan erstellen zu können ist es wichtig, zuerst die anstehenden Aufgaben für den Tag aufzulisten und nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen. Hierfür gibt es unterschiedlichste Techniken, beispielsweise die Methode nach dem Eisenhower-Prinzip.
Hast du all deine Tagesaufgaben niedergeschrieben, so geht es daran, diese nach Wichtigkeit zu ordnen. Die übergeordnete Frage dabei lautet:
Welche Aktivitäten bringen mich meinem Ziel wirklich näher?
Um diese Frage zu beantworten, solltest du deine Aufgaben und Erledigungen nach dem folgenden Muster einteilen:
- Welche Aufgaben sind wichtig und dringend?
- Diese sind zuallererst zu erledigen.
- Welche Aufgaben sind dringend, aber nicht unbedingt wichtig?
- Wenn du die Möglichkeit hast, kannst du diese Aufgaben an jemand anderes delegieren.
- Welche Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend?
- Diese musst du nicht sofort erledigen. Am besten legst du dir einen festen Termin zur Erledigung dieser Aufgaben fest.
- Welche Aufgaben sind weder dringend noch wichtig?
- Diese Art von Aufgaben kannst du auf eine „Langeweile-Liste“ schreiben. Solltest du einmal nichts mit deiner Zeit anzufangen wissen, kannst du dich diesen Aufgaben widmen. Kommt das bei dir nicht vor, kannst du diese Aufgaben auch getrost vernachlässigen.
Schritt 3: Aufgaben in den Tagesplan eintragen
Nachdem du deine zu erledigenden Aufgaben aufgeschrieben und priorisiert hast, geht es daran, den eigentlichen Tagesplan zu erstellen. Hierfür trägst du die Aufgaben mit der höchsten Priorität als Erstes in deinen Plan und danach alle weiteren. Das ist vor allem darum wichtig, weil die meisten Menschen in der Früh bzw. am Vormittag am produktivsten und kreativsten sind.
Achte darauf, dass du den einzelnen Aufgaben entsprechende Zeitblöcke zuweist, entsprechend der zu erwartenden Dauer der Tätigkeit. Dabei solltest du auch entsprechende Pufferzeiten einplanen, falls eine Aufgabe mal länger dauert als gedacht.
Schritt 4: Pausen einplanen
Wirklich produktiv kann nur der sein, der auch genügend Energie hat. Daher solltest du auch regelmäßige Pausen einplanen, in denen du dich erholen kannst. Andernfalls kann dein Energielevel schnell absinken und deine Motivation gleich mit.
Zum einen sind Pausen natürlich dazu da, um beispielsweise Mittag zu essen oder etwas zu trinken. Aber auch ein Spaziergang an der frischen Luft kann manchmal Wunder wirken. So kommst du gut erholt von deiner Pause zurück und kannst dich voller neuer Motivation deinen nächsten Aufgaben widmen.
Fazit zum Tagesplan erstellen
Ein Tagesplan bringt eine guteStruktur in deinen Tagesablauf und kann dafür sorgen, dass du produktiver wirst. Um diesen effektiv nutzen zu können, solltest du die folgenden Tipps beherzigen:
- Der Tagesplan wird immer frühzeitig erstellt – am besten am Vorabend des nächsten Tages.
- Nach der Erledigung einer Aufgabe kannst du diese abhaken und dich der nächsten Aufgaben widmen.
- Halte auch deine geplanten Pausenzeiten ein. Andernfalls kann es schnell zu einer Überlastung kommen.
Mit unseren Tipps zum Erstellen eines Tagesplans bist du nun gut gerüstet, um deinen Tag in Zukunft effektiver gestalten zu können. Noch einfacher geht das, wenn man nicht allein seine Ziele verfolgt, gemeinsam ist man schließlich stärker!
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